Chi deve dare un indirizzo di posta elettronica aziendale ai propri collaboratori di solito mette insieme due richieste diverse. La prima è semplice: servono caselle di posta che funzionino, sul nome dell’azienda, e che si leggano dal computer e dal telefono. La seconda si sente dire poco dopo, e suona così: «l’agenda dovrebbe vederla anche la segreteria», «la rubrica dei clienti deve essere la stessa per tutti», «quando uno è fuori qualcun altro deve poter entrare nella sua posta». Sono due esigenze distinte, e 01bit le tiene separate apposta: non servono alle stesse aziende.
Due livelli: la casella essenziale e il groupware
Il servizio si presenta in due forme, e la scelta si fa prima di attivare qualsiasi cosa.
- Caselle essenziali: si riceve e si invia la posta, dal browser o dal programma che si usa già, sul computer e sullo smartphone. Finisce qui, ed è quello che serve alla maggior parte delle piccole realtà.
- Piattaforma groupware: la posta più calendari, contatti e attività condivisi fra colleghi, cartelle comuni e deleghe. È uno strumento di lavoro di gruppo, non solo un contenitore di messaggi.
Il criterio per orientarsi è concreto: contare le persone che devono guardare la stessa cosa. Se ognuno lavora sulle proprie mail e le informazioni girano a voce o in una chat, la casella essenziale basta e il resto è spesa senza ritorno. Se invece gli appuntamenti si incrociano, i clienti li seguono in due o tre, e capita regolarmente che qualcuno debba entrare nella posta di un collega assente, allora il groupware risolve un problema che esiste già.
La casella essenziale non è quindi la versione ridotta del groupware. È lo stesso modo di scegliere che 01bit applica ai siti, dove a decidere fra WordPress e sviluppo su misura è un criterio dichiarato: si trova nella pagina realizzazione siti web ed e-commerce.
Che cosa vuol dire lavorare in gruppo sulla posta
Il groupware si capisce meglio guardando che cosa mette in comune fra colleghi.
Calendari condivisi
Ogni persona ha la propria agenda, e l’agenda può essere condivisa con i colleghi. Il calendario condiviso è quello che permette di fissare un appuntamento senza la telefonata «sei libero giovedì?», e alla segreteria di controllare l’agenda di un collega prima di prendere un impegno per lui. Gli stessi calendari si consultano dal telefono, quindi valgono anche fuori dall’ufficio.
Rubriche aziendali
I contatti smettono di essere una questione privata di ciascuna casella. Una rubrica aziendale condivisa tiene i recapiti di clienti e fornitori in un posto solo: chi entra in azienda li trova già, chi cambia un numero lo aggiorna una volta per tutti, e quando una persona se ne va i contatti restano dove sono.
Cartelle e deleghe fra colleghi
Le cartelle di posta condivise si aprono ai colleghi indicati. Le deleghe servono ai casi ricorrenti — ferie, malattia, un ufficio che lavora su un indirizzo comune — e permettono a un collega di leggere una casella, o di rispondere, senza girare a nessuno la password.
Attività
Le attività condivise sono liste di cose da fare visibili al gruppo invece che a una persona sola: un lavoro da chiudere entro venerdì smette di esistere solo nella testa di chi lo ha preso.
Da webmail o dal programma di posta che si usa già
La posta si legge in due modi, e non sono alternativi. Il primo è la webmail: si apre il browser, si entra con utente e password e c’è tutto, posta, calendari e contatti compresi. Comoda da un computer che non è il proprio, o da casa.
Il secondo è il programma di posta già installato sui computer dell’ufficio. Nessuno deve cambiare abitudini né imparare un’interfaccia nuova: le caselle si configurano nel programma che le persone usano da anni e la posta continua ad arrivare lì. È un punto che conviene dire prima, perché la resistenza al cambio del fornitore di posta nasce quasi sempre da qui.
Smartphone e tablet
La sincronizzazione su smartphone e tablet riguarda tre cose insieme: posta, calendari e contatti. Un appuntamento inserito dal telefono si ritrova sul computer, e un contatto salvato in ufficio compare in rubrica sul cellulare. Funziona sui dispositivi di uso comune, ed è la parte che rende utile il calendario condiviso a chi sta fuori tutto il giorno.
Dove stanno i dati, e il backup
Il server della piattaforma groupware è ospitato in housing presso un datacenter in Italia. Per molte aziende è un’informazione che conta. Le caselle essenziali sono invece ospitate presso i datacenter dei fornitori con cui 01bit lavora.
Sulla piattaforma groupware il backup dei dati è compreso. Posta, spazio web e gestionali stanno spesso sulla stessa fornitura, quindi conviene guardarli insieme e non uno per volta: la pagina sull’hosting raccoglie il quadro completo.
L’accesso alle caselle
L’accesso avviene con nome utente e password. Sulla piattaforma groupware è inoltre disponibile la verifica in due passaggi: oltre alla password, al momento dell’accesso viene richiesto un secondo elemento di verifica. Non è obbligatoria: si attiva sulle caselle per cui si sceglie di usarla, e ha senso soprattutto sugli indirizzi della direzione e dell’amministrazione.
Cambiare fornitore: migrazione e configurazione
Chi cambia posta non parte da zero: ha già gli indirizzi in uso, anni di messaggi archiviati e un certo numero di dispositivi configurati. È il vero motivo per cui molte aziende rimandano.
01bit si occupa della migrazione delle caselle esistenti e della configurazione dei dispositivi: computer, smartphone e tablet delle persone che lavorano. Il passaggio si organizza prima, non mentre la posta è già ferma, e si imposta partendo dagli indirizzi già in uso. Come funziona il supporto tecnico di 01bit, e su quali ambiti interviene, è descritto nella pagina assistenza.
Chi gestisce la posta
01bit è una software house di Prato, in Via Ofanto 24, attiva dal 2016 e certificata ISO 9001:2015. La posta non è un’attività a sé: sta accanto allo sviluppo su commessa e ai prodotti dell’azienda, raccolti nella pagina prodotti.
Parliamone
Per capire quale dei due livelli serve bastano tre informazioni: quante persone devono avere una casella, se qualcuno deve vedere l’agenda o la rubrica di qualcun altro, e dove sta oggi la posta dell’azienda. Da lì si capisce in fretta se conviene la casella essenziale o il groupware, e come impostare il passaggio. Si può scrivere dalla pagina contatti oppure telefonare allo 0574 021024.
